fonctionnement
Pour vous, Organisateur

Après votre inscription, et afin d'obtenir en temps réel vos codes séjours, il suffit d'indiquer pour chaque séjour:

- le numéro d’appel pour les parents, à choisir entre :
  • le 0 892 23 10 33 à 0,34€/mn et avec des reversements pour vous de
        0,10€Ht/mn soit 6€ de l'heure HT
  • le 0 891 65 10 75 à 0,22€/mn et sans reversement.
- les dates de début et de fin du séjour
- le nom du séjour (avec la possibilité de l'enregistrer vocalement)
- la durée minimum d’enregistrement des messages
- le code confidentiel permettant l'enregistrement des messages.
- le déclenchement d'alertes par mail si l'accompagnateur n'a pas enregistré de messages
- un numéro de téléphone (option) permettant au parents de vous joindre via le serveur vocal (choix proposé après l'écoute du message sur le séjour de leurs enfants)

Dés que vous avez créé un code séjour, vous recevrez automatiquement par mail la notice d'utilisation pour les parents et l'accompagnateur (également téléchargeable).

Ensuite, vous aurez la possibilité de :
- laisser un message par téléphone à un accompagnateur ou à tous les accompagnateurs
- accéder aux statistiques des appels et à l'historique de vos codes séjours

PHONE VACANCES peut également prendre en charge pour vous la création de vos codes séjours et l'enregistrement des noms des séjours.
Pour cela contactez nous par mail ou directement par téléphone au 0 821 23 11 11.

Dès que les codes séjours sont créés, l'accompagnateur peut enregistrer ses messages.


Pour l’Accompagnateur

Pour enregistrer ses messages, l’accompagnateur appelle un numéro gratuit (un numéro en 01 de l’étranger ou de son téléphone mobile).
Le serveur vocal demande à l’accompagnateur de saisir avec le clavier téléphonique le code séjour et le code confidentiel, et ensuite propose :

- d’enregistrer le nom du séjour (ou de le modifier si un nom a déjà été enregistré)
- d’enregistrer un message
- d’écouter le dernier message enregistré
- de consulter les statistiques d’appels

Si l’Accompagnateur utilise un téléphone sans fonction DTMF (c'est à dire dont la touche étoile n’est pas reconnue), alors le serveur vocal proposera un enregistrement automatique du code séjour, du message et PHONE VACANCES procédera à leur mise en place.

Dès que l'accompagnateur a enregistré ses messages, les parents peuvent les écouter.


Pour les Parents

Les Parents téléphonent au numéro indiqué par l'organisateur et saisissent le code séjour correspondant au voyage de leur enfant.
Le serveur vocal indique alors le nom du séjour et diffuse le dernier message enregistré par l'accompagnateur.

Après l’écoute du message, le serveur propose aux parents :
- d’écouter le message précédent (et ainsi tous les messages du séjour)
- de saisir un autre code séjour
- de joindre directement l’organisateur du voyage par téléphone (renvoi de l’appel)